Les erreurs les plus fréquentes dans le calcul des indemnités kilométriques (et comment les éviter !)
Les indemnités kilométriques jouent un rôle central dans la gestion des notes de frais pour les professionnels utilisant leur véhicule personnel à des fins professionnelles. Cependant, leur traitement est loin d’être trivial et des erreurs courantes peuvent avoir des répercussions majeures. Ces erreurs peuvent exposer l’entreprise à des risques fiscaux, comme des sanctions de l’URSSAF en cas de non-conformité ou encore des fraudes internes si des trajets personnels sont déclarés comme professionnels.
Les Barèmes officiels IK 2025, qui sert de base au calcul des indemnités kilométriques, est actualisé chaque année. Il prend en compte plusieurs variables comme le nombre de kilomètres parcourus et la puissance fiscale du véhicule. Les erreurs les plus fréquentes concernent le suivi des kilomètres, mais peuvent également inclure des dépassements de plafond ou des données inexactes.
Explorons ces erreurs et les moyens de les éviter !
1. Mauvaise sélection du barème fiscal
Utiliser un barème incorrect comme celui d'une année précédente, ou encore appliquer un barème basé sur un total kilométrique inexact, peut entraîner des erreurs de calcul.
En effet, si vous parcourez 4 000, 7 000, ou même 25 000 km sur l'année, le barème à utiliser variera en fonction de la distance parcourue.
Un calcul avec un barème inapproprié peut donc fausser les indemnités kilométriques et entraîner des incohérences dans vos remboursements
Comment l'éviter :
- Consultez toujours les Barèmes URSAFF à jour, publié annuellement.
- Tenez bien les comptes pour connaitre le kilométrage annuel de vos véhicules.
Ou bien :
Laissez IDKM mettre à jour automatiquement les barèmes pour garantir des calculs précis sans avoir à vous prendre la tete.
2. Sous-estimation ou surestimation des kilomètres parcourus
Ne pas suivre précisément les trajets professionnels ou inclure des trajets personnels peut fausser le calcul des indemnités.
Par exemple, si vous vous contentez de vérifier le kilométrage de votre voiture au début et à la fin du mois, de la semaine, ou même de la journée, vous risquez d'inclure des trajets personnels dans vos calculs.
Comment l'éviter :
- Tenez un journal des trajets professionnels pour être sûr de ne pas inclure de trajets personnels dans votre kilométrage.
- Tenez à jour régulièrement ce journal de trajets
- Vous pouvez faire un tableau excel par exemple
Ou bien :
Synchronisez votre agenda professionnel, et IDKM créera automatiquement un journal de trajets interactif, simple à utiliser.
3. Oubli de certaines données dans votre export comptable
Exporter des données incomplètes peut rendre votre déclaration non conforme, ce qui pourrait amener le comptable à vous recontacter pour vous demander de compléter certaines informations.
Comment l'éviter :
Vérifiez que toutes les informations nécessaires sont correctement renseignées :
- Kilométrage de votre véhicule sur l'année
- Plaque d'immatriculation
- Barème utilisé
- Type de véhicule
- Chevaux fiscaux de votre véhicule
- Période de déclaration
- Détail de vos trajets avec les adresses
Ou bien :
Il vous suffit d'appuyer sur un bouton, et IDKM s'occupe de créer pour vous un export comptable complet et conforme.
Conclusion
En évitant ces erreurs courantes et en utilisant un outil comme IDKM, vous pouvez simplifier le calcul de vos indemnités kilométriques, réduire les erreurs, et gagner du temps.
Table des matières
- Les erreurs les plus fréquentes dans le calcul des indemnités kilométriques (et comment les éviter)
- Mauvaise sélection du barème fiscal
- Sous-estimation ou surestimation des kilomètres parcourus
- Mauvais export des données comptables
Ensemble, simplifions la gestion des indemnités kilométriques avec IDKM !